你可能曾听过美国开国元勋富兰克林 (Benjamin Franklin) 所说的这句名言：「没做好准备，那就准备失败。」虽然这建言最初的是为了谁而讲的已不可考，但它的真实性却不容质疑。在生活的各个方面，甚至包含远距协作，未雨绸缪都是极为重要的。
实体与视频会议的筹备过程其实并无太大的差异，不论你跟开会的同仁是在同间办公室或是不同国家、州别，你都会需要收集与会者的数据、熟悉简报内容等等，然而与会成员间的距离却会额外产生一些筹备中特别需要注意的挑战。
这里提供你一些可以克服这些困难的小诀窍：
1. 选择适合视频会议的会议室
在挑选会议室时，仅可能选择在收音及采光上较适合进行视频会议的办公室，如果会议空间不尽完美，则可以选择有去除回音与自动更正光源功能的产品，像AVer 的 VB342+ 与 VC520 Pro 便能协助你弥补会议环境中的小缺陷。你的会议室准备得越周到，你的沟通就能越顺利，更有机会能达成完美的远距协作。
2. 选择合适的与会服装
参与视频会议时的着装规范与参加一般没有摄影需求的会议有着些微的差异。醒目的图案、与肤色或周遭环境相近的颜色、部分珠宝配件都可能成为干扰视讯的元素，因为它们都有可能会让视讯画面变得模糊或没有焦点。对此，专家们提出了以下几点建议：
- 颜色搭配
美国Plum Productions制片公司的创意总监 Jennifer Jager 建议：「参与视频会议时可选择穿着暖色系的服装，像是蓝绿色、钴蓝色、紫色和珊瑚色都会让你十分上相。」
- 图案选择
「衣服的选择上建议避开条纹、动物斑纹、格纹等复杂的图案 」Pragmatic的营销总监 April Whitzman 表示：「这不仅仅是因为这些花样容易让观众分心，同时也因为它们可能会使摄影画面出现如莫瑞效应等画面扭曲现象。」
- 珠宝配件
Entrepreneur的专栏作家 Jacqueline Whitmore 提到：「简洁的珠宝配件是最好的选择。千万不要配戴垂坠式耳环或任何在你移动时可能影响收音的配件。」
3. 提升办公室的协作性
你所使用的视频会议模式真的有满足你与与会同仁的需求吗? 你可能习惯使用如 EVC170 这类的 Codec 点对点会议系统来维护隐私安全性，但其实平台的通用性也很重要。有一天当你要远距面试应征者，或是跟第三世界国家的公司洽谈通路合作时，对方可能只有WhatsApp或Line之类的视讯App，因此在备有点对点的视讯设备外，同时也准备即插即用的USB摄影机，如 CAM340+ ，来提升远距会议的协作性。
4. 确保会议时间符合各时区需求
当筹备一场跨国会议时，要记得对你而言恰当的会议时间，可能是其他与会者的夜半时分。就算你的数学能力很好，可以靠心算换算各国时间，也可能偶尔会搞混而安排了不恰当的会议时间。但调整会议时间则会延迟工作进度，同时也降低了工作效率。为了避免这样的困扰，建议可以下载一些时区换算相关的App，或者将像是 everytimezone.com 这类的在线时区换算网页加入我的最爱，以便于设定会议时间时可实时做到再次确认。
在下一篇文章中我们将会分享更多远距协作的小诀窍，让你了解在会议中有什么需要注意的事情。在此之前，你可以点击下面按钮，了解更多本篇文章中介绍到的视频会议解决方案/机型。